Vinkkejä arjen organisoimiseen

Kirjottelin tammikuussa uudenvuodenlupauksesta, eli siitä että pysyisin järjissäni kaikkien suurien projektien keskellä. Yrittäjänä useimmiten hommaa riittää vuorokauden ympäri muutenkin, mutta tänä vuonna aikataulua kuormittaa myös häät ja asuntoprojekti. En rehellisesti sanottuna ole koskaan ollut näin työllistetty, mutta onnekseni teen maailman mielekkäintä työtä ja edessä häämöttävät projektit ovat myös unelmieni täyttymyksiä. Eli asiat ovat todellakin mallillaan! Suurin haaste itselleni on ns. henkisen kovalevyn täyttyminen, kun suuria eri tyyppisiä projekteja on  samaan aikaan niin paljon. Helposti voi käydä niin että päivät juoksee menemässä, niin hädin tuskin kerkeää ajattelemaan ja yöt menee välillä sängyssä pyörien kun ajatuksia ja ideoita on niin paljon. Kun unettomia öitä oli viime syksynä tarpeeksi monta takana, niin päätin että on löydettävä keino ajatuksien, ideoiden ja tehtävien helppoon organisoimiseen. Niin että ne on fiksusti ylhäällä, helposti löydettävissä, eikä ainoastaan pääkopassa epämääräisenä sumuna.

Googlasin erilaisia appeja helpottamaan elämää ja päädyin Microsoftin OneNoteen, joka on osoittautunut loistavaksi. Latasin sen sekä koneelleni (saa myös Applen tuotteisiin) että puhelimeeni ja aloin tekemään virtuaalisia muistikirjoja jokaiselle projektille. Yksi blogille, toinen yritykselleni, asuntoprojektille, hää-suunnittelulle ja henkilökohtaiselle elämälle. Jokaiseen muistikirjaan voi tehdä osioita, joka helpottaa organisointia. Esim: Blogi -> Postausideat / Kampanjat / to do. Postausideoihin listaan tietysti ideoita mitä haluan toteuttaa, kampanjoihin tulevia tai mahdollisesti tulevia kampanjoita aikatauluineen ja to do-listalle tärjeysjärjestyksessä hoidettavia asioita. Kun eri aiheet on omissa kansioissaan, niin kiireessäkin niihin on helppo päästä kiinni. Ohjelma on aina auki koneellani ja olen käyttänyt sitä nyt päivittäin usean kuukauden verran. Se on kyllä mullistanut maailmani! Nyt kun ajatukset, ideat ja tehtävät on jatkuvasti fiksusti ylhäällä, niin ne ei kummittele mielessäni nukkumaanmenoaikana. Samalla tuntui kuin päästäni olisi vapautunut hurjasti tilaa uusille ideoille ja ajatuksille, kun ei tarvitse enää pinnistellä vanhojen ideoiden muistamiseksi.

Toinen organisoimiseen liittyvä asia jota olen aina vaalinut, on puhelimen kalenteri. Kirjoitan jokaisen tapaamisen ja deadlinen aina ylös, oli sitten kyseessä kavereiden leffailta, bisnestapaaminen tai työhön liittyvä deadline. Asetan jokaiselle merkinnälle hälytyksen, yleensä päivää aikaisemmin. Silloin saan siitä muistutuksen hyvissä ajoin, eikä tarvitse erikseen stressata unohtamista. Voin rehellisesti sanoa että tämä muistutus on pelastanut minut monet kerrat unohtamiselta ja se helpottaa arkeani huomattavasti. Toki varmasti perinteinen kalenteri tai muu muistikirja voi sopia jollekin paremmin, mutta itselläni sähköiset apuvälineet toimii paremmin.

Kolmas organisoimiseen liittyvä asia on sähköpostit. Luen viestit yleensä heti, mutta aina ei ole mahdollisuutta vastata samantien. Liputan aina tärkeät sähköpostit ylös, jolloin ne löytyy omasta kansiostaan. Olen ottanut tavoitteeksi sen että vastaisin meileihin aina saman päivän aikana ja aina vastaamisen jälkeen siirtäisin ne aiheen mukaan (remppa / blogi / henkilökohtainen jne.) omiin kansoihin. Päivän loppuun mennessä inbox olisi siis tyhjä.

Tässä oli muutamia niksejä arjen hallintaan liittyen, jota jokainen voi soveltaa omaan elämään sopivaksi. Toivottavasti joku teistä sai täystä myös hiukan apua!

I just wanted to tell you a couple of tips which helped me to organise my life. I have a lot of projects going on at the same time and it sometimes affects my sleep, because I have so many thoughts in my head that I just can’t fall asleep. I was really struggling last fall with this, so I really wanted to find a solution. I googled the best apps to help me get more organised in my life and I ended up using Microsoft OneNote, which is so good! I have separate folders for my blog, my company, my wedding, my personal life etc. And then I have multiple pages in the folder for different topics, for example: My blog -> ideas / campaigns / to do. It has really changed my life for better! I always have it open on my computer and I always write all of my thoughts and to do’s there, so they don’t mess with my mind during the night time. I also feel like I have more space in my head for new thoughts, when the “old thoughts” are somewhere safe – sounds pretty weird right?! 

I’m also relying on my iPhone’s calendar a lot, which helps me to remember everything from schedules to deadlines and meetings. I’m writing down everything there (whether it’s a dinner date with my friends or a deadline to a project) and I also set an alarm, to remind me to be on time. I’m rarely late and that’s why! Hope this helped you a bit to get more organised, if you are struggling with multiple projects at the same time – like me! 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

10 comments

  1. Johku April 4, 2018

    Tosi hyviä vinkkejä ja itselläkin näitä käytössä. OneNote ja sähköpostien liputtaminen&kansioiminen töissä ja arjessa puhelinmuikkarit. Esim. lasten kokeet on kiva muistaa pari päivää ennen kuin esim samana aamuna :)

    Kiitos inspiroivasta blogista!

    Reply
    • Alexa April 4, 2018

      No just näin! 😍 Varmasti helpottaa hurjasti lapsiarkeenkin! Kiitos ihana, tosi mukava kuulla että sisältö inspiroi. 😘 xx

      Reply
  2. Egle April 4, 2018

    Great tip! I already download this microsoft app :) Thanks!

    Reply
    • Alexa April 4, 2018

      Awesome! I’m sure it’s going to help you out! 😘 xx

      Reply
  3. Marianne April 4, 2018

    Huippu vinkkejä! Itse olen ainakin kaveriporukkani ainoa joka edelleen käyttää perinteistä kalenteria- tykkään myös kirjoittaa muistiinpanoja paperille. Koulussa käytämme pääsääntöisesti OneNote ohjelmaa, mutta itse opin parhaiten kun saan kirjoittaessani käsin!
    Tykkään todella paljon ideasta että laittaa tietyn ajankohdan sähköpostien lukemiseen ja vastaamiseen, minulla ainakin tulee helposti liian usein tarkistettua inboxia, joka sitten vie aikaa muilta hommilta.
    Kiitos hyvästä postauksesta :) <3
    xx
    http://mariannelle.com

    Reply
    • Alexa April 4, 2018

      Tämä on selkeästi tosi joko tai asia, sillä mulla on myös muutamia ystäviä jotka nimenomaan vannoo ihan perinteisen kalenterin nimeen! Mutta nimenomaan juuri sillä kannattaa mennä mikä tuntuu itselleen luontevimmalta! 😍🙏 xx

      Reply
  4. Latasin heti puhelimeen tuon OneNoten ja sykronoin sen läppäriin. Mä olen pitkään miettinyt tapaa, jolla saisin kirjattua ideat helposti talteen. Aina ei ole mahdollista kaivaa muistikirjaa laukusta, jos se on edes mukana. Ja sitten pitäisi vielä nähdä se vaiva, että siirtää ideat koneelle ja sitten on lippulappuset ja muut hukassa. Ehkä tämän mummon olisi myös aika kokeilla elektronista kalenteriakin. Kiitos vinkeistä.

    Reply
    • Alexa April 4, 2018

      Jee, hei huikeeta että oli vinkistä apua! 😍 xx

      Reply
  5. Savon April 5, 2018

    Voin hyvin samaistua… Mulla on vaativa päivätyö, perustin yrityksen vuoden vaihteessa, nykyiseen asuntoon tulee remontti ja kohta tulee muutto uuteen asuntoon kaikkine hankintoineen. Hnnggh. Vaikka ovatkin kivoja asioita, niin välillä on kovalevy aika täynnä. Käytän itse sähköpostien kansiointia ja sähköpostihälytyksiä (Outlook), eri kalentereita (miehellä ja mulla jaettu, työkalenteri ja henkilökohtainen, kaikki puhelimessa) sekä Trelloa tehtävien listaamiseen. Trellossa näkee kivasti, mitä tehtäviä on listalla, mitkä käynnissä ja mitkä jo tehty. Ne voi erivärisillä labeleillä luokitella. Suosittelen ;) Hyvää teki myös lyhyt ulkomaanmatka pääsiäisenä!

    Reply
    • Alexa April 6, 2018

      Hei kiitos tosta appi-vinkistä. Ja hei kovasti tsemppiä kiireeseen! 😘 xx

      Reply